MacでPDFがメールの添付上限を超えるときの対処

添付上限と実ファイルの大きさを確かめる

PDFが送れないときは、最初にメールや提出先が指定する「１ファイルの上限」と「添付全体の上限」を確認します。他の添付もある場合、PDF１つが上限以下でも全体で超えることがあります。MBはファイルの大きさを表す単位です。

Windowsはファイルの右クリック→「プロパティ」、MacはFinderで選択→「ファイル」→「情報を見る」でサイズを確認します。元のPDFを別に保管し、提出先が求める画質・ページ数も控えてください。単に拡張子を変えても小さくなりません。

Macのプレビューで、元を残して小さいPDFを書き出す

プレビューはMacの画像・PDF閲覧アプリです。以下はApple公式のPDFサイズ削減手順に基づく案内です。現行ガイドの対象はmacOS 27で、この記事では実機の圧縮効果を測定していません。Windows向けの操作ではありません。

1. Finderでコピーを選び、プレビューで開く

   Finderで原PDFを複製して別名にします。コピーをControlキーを押しながらクリックし「このアプリケーションで開く」→「プレビュー」を選びます。複数ページならサムネール等で元とページ数を照合します。

2. 「ファイル」→「書き出す」を選ぶ

   「書き出し名」に原本と違う名前（例：提出用-small.pdf）を入力し、保存先をデスクトップ等の見つけやすい場所にします。「Quartzフィルタ」の「Reduce File Size」（ファイルサイズを減らす）を選び、保存します。項目がない場合はOSの版を確かめ、対応するApple公式ガイドへ切り替えます。

3. 保存したPDFを開き直して、サイズと読める品質を確認する

   Finderで保存先を開き、新しいPDFを選択してCommand＋I（情報を見る）でサイズを記録します。原本も同じ方法で調べ、提出先の上限と比べます。新しいPDFをプレビューで開き、元PDFと並べて同程度に拡大し、細い文字、グラフの凡例、写真、QRコードなど必要な要素を確認します。ページ数と向きも照合します。品質が落ちて困る場合はその結果を使わず、原本から別の書き出し条件を選びます。

小さくなっても読めない場合は採用しない

PDFの中身によって削減できる量は異なります。文字中心で元から小さいPDFと、写真を多く含むPDFを同じ割合で減らせるわけではありません。Appleも品質が元より低下する可能性を説明しています。

共有リンクの閲覧確認は受信者の権限で行う必要があります。「自分の端末で開けた」だけで相手にも届いたと判断しないでください。

圧縮率の保証と、署名・フォームを含むPDFの扱い

本記事に「何％小さくなった」という実測値はありません。圧縮前後の容量・品質を確認するための記録欄付きサンプルを用意しています。入力した結果を保存し、提出用ファイルを取り違えないようにします。

電子署名や入力フォームなどがある重要なPDFは、発行元・提出先が認める加工方法を先に確認してください。メール添付の上限値は各サービスの案内を使い、他社の数値を一律の上限として扱わないでください。